АРМ КАТАЛОГИЗАЦИЯ
Импорт/Экспорт записей
Режимы Импорт/Экспорт необходимы для обмена библиографическим описанием.
Экспорт в Marc формат.
Начнем с экспорта в MARC-формат. Для этого перейдем в базу данных Список учебников. Щелкнем Найти все.
Двойным щелчком левой кнопкой мыши отмечаем пять записей. Дальше, что бы произвести с данными записями какие-либо действия, мы должны отобрать их как подмножество. Для этого заходим в меню Документ выбираем пункт Отмеченные документы – подпункт Отобрать как подмножество (либо нажимаем комбинацию клавиш Ctrl + F5).
Затем выбираем меню Сервис – пункт Экспорт в Marс – формат.
В появившемся диалоговом окне мы должны определить путь, куда хотим экспортировать наши записи. Выберем на диске C папку MarсSQL:
Создадим внутри папки Marc SQL еще одну папку. Для этого щелкнем по меню Создание новой папки на панели инструментов диалогового окна и назовем ее Imp_Exp. Здесь и будем хранить Экспортированные и Импортированные записи.
Откроем эту папку. Введем имя файла. Назовем, например, exp1. Формат файла определим USMARC. Кодировку выберем Windows. Все это делаем однократным щелчком левой кнопкой мыши по соответствующим переключателям.
Теперь нажимаем Сохранить. Получаем сообщение, что выгрузка успешно завершена и нажимаем OK.
Итак, мы выгрузили пять записей в MARC-формат. Для чего? Как мы уже говорили, Импорт/Экспорт необходим для обмена библиографическим описанием. Например, выгруженные 5 записей – а в принципе их может быть сколь угодно много – вы можете передать своим коллегам на дискете, CD-диске или через Internet. Они, в свою очередь, могут поделится с вами записями, которые отсутствуют у вас. Такая кооперация существенно ускоряет процесс электронной каталогизации фондов.
Теперь научимся импортировать записи из Marс-формата.
Импорт из Marc-формата.
Зайдем в базу Новая база. Нажмем Найти все. И увидим имеющиеся несколько записей (которые мы создавали и копировали на предыдущих занятиях из базы Список книг).
Представим, что на дискете мы принесли от коллеги пять записей в Marс-формате, которые с дискеты мы скопировали в папку IMP_Exp каталога, куда установлена программа. То есть речь идет о той папке, куда мы только что экспортировали записи.
Заходим в меню Сервис – выбираем пункт Импорт из Marс-формата.
Выбираем папку, о которой только что говорили и файл exp1. Тип файлов оставляем по умолчанию, кодировку Windows, формат USMARC, то есть те параметры, с которыми мы экспортировали записи.
Нажимаем Открыть и получаем сообщение: Загружено 5 записей. Загрузка завершена успешно. Щелкаем OK. Получаем напоминание о необходимости Достройки/Перестройки словарей. Нажимаем OK и у нас открывается окно Словари, в котором мы щелкаем по кнопке Перестроить. Подтверждаем эту операцию. И по окончании перестройки щелкаем OK.
Теперь щелкаем Найти все и видим, что появились еще 5 новых записей.
Еще раз обратите внимание! Чтобы работали любые виды поиска, нужно производить достройку, либо перестройку словарей, как мы делали при копировании из одной базы в другую.
Итак, на этом занятии мы научились Экспортировать записи в Marс-формат и Импортировать из Marс-формата.
Прежде чем закончить это занятие остановимся на некоторых ключевых моментах.
1. Чем отличается Экспорт от копирования в другую базу данных? Дело в том, что Marc работает с файлами в формате Microsoft Access – программы, ориентированной на работу с базами данных. Поэтому файлы получаются большого размера, поскольку копируются не только данные, но и структура базы.
2. Как вы заметили, при экспорте и импорте мы можем выбирать кодировку и формат данных. При импорте файлов важно знать эти параметры, то есть кодировку и Marc-формат с которыми данные были экспортированы.
