АРМ КАТАЛОГИЗАЦИЯ
Экранная форма DBList. Книга суммарного учета
Работа с книгой суммарного учета осуществляется в экранной форме DBList. Для вызова данной формы заходим в меню Вид – пункт Экранные формы – Экранная форма DBList.
Ведение Книги суммарного учета (КСУ) состоит из ввода информации в базу данных и получения выходных отчетных форм. КСУ реализована в двух вариантах: КСУ учебников и КСУ книг. КСУ Часть 1 – поступление экземпляров, Часть 2 – выбытие экземпляров и Часть 3 – итоговая, движение фонда.
Механизм работы с КСУ следующий. Один раз в год подсчитывается КСУ Часть3. В течение года по мере поступления и выбытия литературы заносится информация соответственно в КСУ Часть1 и КСУ Часть2. В конце следующего года снова рассчитывается КСУ Часть 3 – итоговое движение фонда. При этом за основу берется прошлогоднее КСУ Часть 3, к которому прибавляется информация из КСУ Часть1 и вычитается информация из КСУ Часть2. И так из года в год…
Итак, создадим КСУ Часть 3 книги – за прошедший год. Предположим, что библиотека была у нас пуста – не было ни одно издания. (В реальной же библиотеке необходимо перенести данные из печатных книг суммарного учета).
Выбираем КСУ Часть 3 Книги.
Щелкаем по кнопке Добавить и заполняем форму.
Номер по порядку – порядковый номер, который буден показан в первой колонке таблицы – вводим 1.
Дата записи КСУ – предположим, что мы ввели данную информацию 1 сентября 2005 года.
Номер части КСУ – назовем Начало для того, чтобы отличить базовое, то есть прошлогоднее КСУ Часть 3 от нового, которое будем создавать.
Период – на 1 сентября 2005 года
Количество экземпляров по документам - 0
Стоимость по документам – 0
Данные по БД должны генерироваться автоматически. Поэтому мы их не заполняем.
Следующий блок пунктов – информация о разделе литературы, к которому относится книга, заносится в библиографическое описание в поле 952а. Если мы используем в библиотеке данную классификацию, то на этапе обработки документов (библиографическое описание) мы должны занести соответствую информацию в поле 952а. В нашем примере мы опускаем этот блок, поскольку соответствующие поля у нас не заполнены.
Итак, мы заполнили КСУ Часть 3 за прошлый год.
Сформируем, так же начальное КСУ Часть 3 Учебники:
Номер по порядку – порядковый номер, который буден показан в первой колонке таблицы – вводим 1.
Дата записи КСУ – предположим, что мы ввели данную информацию 1 сентября 2005 года.
Номер части КСУ – начало
Период – на 1 сентября 2005 года
Количество экземпляров по документам - 0
Стоимость по документам – 0
Данные по БД должны рассчитываться программой. Поэтому мы их не заполняем.
ФИО ответственно лица – Иванов И.И.
Щелкаем OK и получаем соответствующую запись в разделе КСУ Часть3 Учебники.
Предположим, что мы получили партию литературы (продолжим пример из предыдущего занятия «Учет экземпляров»). Заходим в КСУ Часть1 Книги, куда занесем информацию о поступившей литературе. Щелкаем Добавить и вводим информацию о поступивших изданиях по документам – ту литературу, которую мы поставили на инвентарный учет.
Номер по порядку (номер записи в таблице) – 1
Дата записи КСУ – автоматически ставится текущая дата
Номер КСУ – 01-06
Источник поступления – например, магазин
Номер сопроводительного документа – 1
Количество экземпляров по документу – если помните, первое издание мы приняли в количестве 5 экземпляров (реальные данные берутся из накладных).
Общая цена по документу – 500, поскольку было 5 экземпляров по 100 рублей
Фамилия лица, принявшего документы – к примеру, некий Иванов И.И.
Нажимаем OK и видим, что у нас появляется строка с записью.
Предположим, через некоторое время мы получили еще партию литературы.
Занесем для этой партии также информацию в КСУ Часть1 Книги.
Номер по порядку – 2
Дата записи КСУ – автоматически ставится текущая дата
Номер записи КСУ – 02-06.
Источник поступления – магазин
Номер сопроводительного документа – 2
Количество экземпляров по документу – второе издание мы приняли в количестве 3 экземпляров
Общая цена по документу – 450 (3 экземпляра по 150 р.)
Фамилия лица, принявшего документы – также, некий Иванов И.И.
Нажимаем OK и получаем вторую запись.
Теперь переходим в КСУ Часть 1 Учебники. Здесь мы получили опять же два издания – одно в количестве 10 штук по цене 120 рублей и другое – 20 экземпляров по цене 150 рублей. Издания были приняты по разным накладным и поэтому дважды заполним форму.
В КСУ Часть 1 Учебники щелкаем Добавить и заполняем форму для первого издания, поставленного на безынвентарный учет.
Номер по порядку – 1
Дата записи КСУ – автоматически ставится текущая дата
Номер записи КСУ – 03-06
Источник поступления – магазин
Номер сопроводительного документа – 3
Количество экземпляров (ВСЕГО) – первое издание мы приняли в количестве 10 экземпляров
Общая цена по документу – 1200, поскольку было 10 экземпляров по 120 рублей
Фамилия лица, принявшего документы – также, некий Иванов И.И.
Нажимаем OK и получаем первую запись.
Снова нажимаем Добавить и вносим данные по второму изданию, принятому на безынвентарный учет.
Номер по порядку – 2
Дата записи КСУ – автоматически ставится текущая дата
Номер записи КСУ – 04-06
Источник поступления – магазин
Номер сопроводительного документа – 4
Количество экземпляров (ВСЕГО) – второе издание мы приняли в количестве 20 экземпляров
Общая цена по документу – 2400, поскольку было 20 экземпляров по 120 рублей
Фамилия лица, принявшего документы – также, некий Иванов И.И.
Нажимаем OK и получаем вторую запись.
Таким образом, получая литературу, мы ставим ее на инвентарный или безынвентарный учет и в течение года заносим информацию в КСУ Часть 1 Книги и КСУ Часть 1 Учебники соответственно.
Теперь мы работаем с КСУ Часть 2 – выбытие литературы.
Начнем с книг.
Заходим в КСУ Часть2 Книги и нажимаем Добавить. Заполняем форму. Если помните, мы списали 1 экземпляр по причине Ветхость.
Номер по порядку – 1
Дата записи КСУ – автоматически ставится текущая дата
Номер акта списания – 1
Причина списания – Ветхость
Количество списанных экземпляров – 1
Стоимость списанных экземпляров – 100 рублей
ФИО ответственного лица – Иванов И.И.
Нажимаем OK и видим соответствующую запись.
Теперь переходим в КСУ Часть2 Учебники. Мы списали один учебник и поэтому сюда нужно внести соответствующие записи.
Нажимаем Добавить. Заполняем форму. Здесь мы списали 1 экземпляр по причине Ветхость.
Номер по порядку – 1
Дата записи КСУ – автоматически ставится текущая дата
Номер акта списания – 1
Причина списания – Ветхость
Количество экземпляров (ВСЕГО) – 1
Цена – 120 рублей
ФИО ответственного лица – Иванов И.И.
Нажимаем OK и видим соответствующую запись.
Итак, в течение года мы заносили информацию о поступающей литературе в КСУ Часть1, информацию о выбытии литературы – в КСУ Часть2. Предположим, наступило время подведения итогов движения фонда за год – то есть формирования КСУ Часть 3 Движение фонда.
Вспомним еще раз механизм формирования КСУ Часть3 Движение фонда.
Результаты выполнения КСУ Часть 1 и КСУ Часть 2 в конце года записываются в таблицу КСУ Часть 3. В КСУ Часть3 должна быть первоначально занесена информация о первоначальном состоянии фондов УЧЕБНИКОВ или КНИГ соответственно.
КСУ Часть3 Движение фонда – есть результат сложения КСУ Часть 3 на начало года и КСУ Часть1 – поступление литературы и минус КСУ Часть2 выбытие литературы для книг и учебников отдельно.
Реализуем на практике КСУ Часть3 Движение фонда.
Чтобы внести информацию о поступлении литературы за год мы входим в меню Вид –пункт Отчеты – и выбираем Книга Суммарного учета (КСУ) фонда.
И затем выбираем КСУ книг Ч.1. Нажимаем OK и затем выбираем интервал дат (реально выбирается интервал за прошедший год, поскольку Часть 3, как правило, формируется один раз в год). Снова нажимаем OK. И получаем Отчет. Закроем Отчет, перейдем в КСУ Часть 3 Книги и увидим, что появилась строка с результирующими данными о поступлении литературы в течение года.
Обратите внимание, информация по базе данных отличается от информации по документам, поскольку мы списали 1 экземпляр.
Теперь делаем Отчет по Учебникам.
Чтобы внести информацию о поступлении литературы за год мы входим в меню Вид –пункт Отчеты – и выбираем Книга Суммарного учета (КСУ) учебников. И затем выбираем КСУ учебников Ч.1.
Нажимаем OK и затем выбираем интервал дат. Снова нажимаем OK. И получаем Отчет. Закроем Отчет, перейдем в КСУ Часть 3 Учебники и увидим, что появилась строка с результирующими данными о поступлении литературы в течение года.
Здесь также есть отличие информации по документам и информации по базе данных, поскольку мы списали один учебник.
Теперь произведем отчеты о выбытии литературы. Начнем с книг.
Входим в меню Вид –пункт Отчеты – и выбираем Книга Суммарного учета (КСУ) фонда. И затем выбираем КСУ книг Ч.2. Нажимаем OK и затем выбираем интервал дат. Снова нажимаем OK. И получаем Отчет. Закроем Отчет, перейдем в КСУ Часть 3 Книги и увидим, что появилась строка с результирующими данными о выбытии литературы в течение года.
Здесь также есть отличия данных из документов и по базе данных. Почему? Потому что в БД учитываются экземпляры, поставленные на баланс, а не просто экземпляры отнесенные на инвентарный учет.
Теперь для учебников. Входим в меню Вид – пункт Отчеты – и выбираем Книга Суммарного учета (КСУ) учебников. И затем выбираем КСУ учебников Ч.2. Получаем отчет. Закрываем его и видим в разделе КСУ Часть3 Учебники новую строку.
Чтобы получить информацию о движении фондов за год мы входим в меню Вид – пункт Отчеты – и выбираем Книга Суммарного учета (КСУ) фонда.
При запуске отчета для выполнения операций по расчету КСУ Части3 указываются номера строк, которые являются соответственно первоначальным значением (состоянием фондов), результатом выполнения отчета КСУ Часть1 (поступления) и результатом выполнения отчета КСУ Часть 2 (выбытия).
Для нашего примера (рис. выше):
Начальная строка – это КСУ Часть 3 на начало года это 1.
Поступление – Информация из КСУ Часть 1 – номер 3
И Выбытие – Информация из КСУ Часть 2 – номер 4.
Нажимаем OK и получаем итоги движения фонда в виде формы.
Закрываем форму. Видим, что появилась строка (в нашем примере под номером 5),
где рассчитано итоговое движение фонда. Через год строка с номером 5 будет взята как базовая для расчета итогового движения фонда книг на следующий год.
То же самое для Учебников.
Входим в меню Вид –пункт Отчеты – и выбираем Книга Суммарного учета (КСУ) учебников. И затем выбираем КСУ учебников Ч.3. Нажимаем OK и затем выбираем строки с соответствующими записями:
Начальная строка (смотри рисунок для КСУ Часть3 Учебники) – это КСУ Часть 3 на начало года – заносим ее номер 1.
Поступление – Информация из КСУ Часть 1 – строка под номером 2.
И Выбытие – Информация из КСУ Часть 2 –строка под номером 3.
Нажимаем OK и получаем итоги движения фонда (На следующем рисунке – строка под номером 4).
В начале следующего года полученную строку 4 мы будем использовать в качестве начальной для расчета движения фонда на следующий год и так далее.
Таким образом, в MARC SQL организована работа с КСУ.
Еще раз обратим внимание на то, что данные по документам и по БД могут отличаться в зависимости, от того на какой учет или на баланс/не баланс поставлены те или иные экземпляры изданий.
В заключение занятия рассмотрим оставшиеся в форме DBList разделы.
Первая по списку строка – Инвентарные номера. Данный раздел представлен таблицей, состоящей из нескольких колонок. Первая колонка - все инвентарные номера, имеющиеся в текущей базе данных. Пустые ячейки обозначают безынвентарный учет документа. Вторая колонка – штрих-код – здесь представляются соответствующие штрих-коды, если данная технология используется в системе. Третья колонка – номер записи в КСУ и т.д. При помощи кнопок Заменить и Удалить мы можем редактировать данную таблицу.
Однократным щелчком левой кнопкой мыши по заголовку любой из колонок мы можем изменять направление списка (например, по-алфавиту или в обратном порядке).
Колонка, по которой мы щелкнули, становится активной. В левом верхнем углу представлено окно поиска, где мы вводим термы для поиска.
Следующий раздел – Тетрадь замены Книг и учебников. Сюда поступают издания, списанные по причине Утрата.
Порядок заполнения этой формы следующий. Библиотекарь списывает потерянный экземпляр по причине ЗАМЕНА (см. режим Списание документов). Затем для занесения информации в Тетрадь замены выполняется отчет из режима ОТЧЕТЫ «Тетрадь замены книг и учебников». После выполнения отчета информация о списанных экземплярах по причине ЗАМЕНА переносится в Тетрадь замены книг и учебников.
Информация, которая помещается в Тетрадь замены, содержит:
· Инвентарный номер или номер УК потерянного экземпляра;
· Заглавие экземпляра;
· Авторы;
· Место издания;
· Год издания;
· Издательство;
· Стоимость экземпляра;
· Отдел, к которому был приписан экземпляр;
· Номер акта, по которому был списан экземпляр.
Когда читатель приносит книгу на замену, библиотекарь находит в Тетради замены информацию об утерянной книге и корректирует строку с этой информацией, добавляя в нее сведения о читателе, потерявшего экземпляр, информацию о книге – замене (заглавие, авторы, издательство, год издания, цену, отдел), куда книга пойдет. Также требуется (можно после занесения информации о книге в БД) указать инвентарный номер или № УК нового поступления.
Когда необходимо, выдается Акт о замене книг в библиотечном фонде за указанный период.
Рассмотрим пример.
Заходим в режим Учет экземпляров (Вид – Экранные формы – Учет экземпляров). Выбираем экземпляр для списания (возьмем документ с инвентарным номером 1). Щелкаем Форма ввода и в появившемся окне выбираем списать. Причина – Замена. Номер акта списания – 10.
Следующий шаг – заходим в меню Вид – Отчеты – Замена книг - Тетрадь замены книг. Вводим интервал дат и щелкаем OK.
Получаем сообщение:
Заходим в экранную форму DBList – раздел Тетрадь замены книг и учебников. Видим, что соответствующая запись появилась в таблице.
Как только взамен утерянной книги принесена новая, щелкаем по кнопке Заменить и корректируем форму. Далее заходим в меню Вид – Отчеты – Замена книг – Лист тетради замены книг и учебников. Смотрим, что у нас получилось.
Далее, если необходимо, в меню Вид – Отчеты – Замена книг – Акт замены изданий заполняем форму и формируем акт о замене изданий. Здесь же - Вид – Отчеты – Замена книг – можем сформировать стандартный Акт замены изданий.
После всех этих процедур мы можем поставить издание, представленное на замену, на учет.
Следующий раздел формы DBList – Таблица сопроводительных документов. Здесь собираются данные об имеющейся документации (Акты, Накладные и т.д.), поступающие с литературой.
Далее – Список читателей. Читателей мы регистрируем в АРМ Абонемент. В данном разделе также можно ввести, удалить, либо подкорректировать информацию о читателе.
Разделы литературы - заносится в библиографическое описание в поле 952а. Данный раздел можно дополнять, используя для этого кнопку Добавить, корректировать, используя кнопку Заменить или удалить нажатием на соответствующую кнопку Удалить.
И, наконец, последний пункт – Список полей USMARC, который с одной стороны – справочник, с другой стороны эти поля можно дополнять в случае дальнейшего развития формата.
На этом мы заканчиваем исследование экранной формы DBList.