АРМ КАТАЛОГИЗАЦИЯ

Поиск записей

Как мы уже знаем из занятия, посвященного обзору АРМ, модуль Каталогизация предназначен для создания и ведения электронного каталога, технической обработки поступивших изданий, ведению инвентарного и безынвентарного учета, формированию книг суммарного учета, формированию стандартных выходных форм, проверки на дублетность, импорту/экспорту баз данных библиографического описания в основные коммуникативные форматы RUSMARC, USMARC, UNIMARC и много другого.

Начнем освоение модуля с изучения поисковой системы. Сразу отметим, что поисковая система представлена не только в АРМ Каталогизация, но и в других АРМах: в модуле Комплектование, подсистеме Книгообеспеченность и, конечно же, в модуле Поиск.

Каждый из АРМ накладывает определенную специфику на работу поисковой системы. Но наиболее полно данная система представлена именно в АРМе Каталогизация.

Для чего в Каталогизации нужен поиск?

Дело в том, что в четырех базах, поставляемых с MARC SQL, имеется около 20000 записей готового библиографического описания, в том числе учебные издания из Федерального перечня учебников. Это упрощает работу по библиографическому описанию имеющихся фондов конкретной школьной библиотеки. Отпадает необходимость в описании данных изданий, поскольку они уже описаны. Остается только копировать их в свою базу и ставить на инвентарный/безынвентарный учет, а также делать соответствующие записи в КСУ (Книга суммарного учета). Более подробно об этом мы поговорим на одном из следующих занятий. А сейчас перейдем непосредственно к заявленной теме.

Откроем АРМ Каталогизация. По умолчанию открывается база Список учебников. В ней и будем работать.

Войдем в меню Документ. Модуль Каталогизация  поддерживает следующие виды поиска:

- Найти
- Найти все
- Поиск по словарям

Начнем с самого простого: Найти все (заходим в меню Документ и выбираем пункт Найти все).

Данный режим поиска выдает на экран все записи, имеющиеся в текущей базе данных. Щелкнем левой кнопкой мыши по соответствующему пункту. Через несколько секунд (в зависимости от мощности компьютера и количества записей в базе данных) мы увидим результат: найдено 17528 записей. Эта информация представлена в правой части строки состояния.

Другой вариант активизации Найти все – это щелчок левой кнопкой мыши по значку   на панели инструментов.

И третий вариант – использование горячих клавиш. Если мы одновременно нажмем клавиши Shift и F7 – также активизируется вариант поиска Найти все.

Немного отвлечемся от изучения поиска, чтобы разобраться как работать с информацией, представленной на экране в результате поиска записей.

Верхняя и нижняя часть экрана называются Экранными формами. При этом верхняя экранная форма – это Редактор документов, а нижняя – Список документов.

Редактор документов представлен наборами полей с соответствующими записями в них. Первая колонка строки – номер поля в Marc-формате, вторая – подполе и третья – содержимое данного подполя. При помощи полосы прокрутки, находящейся в правой части экрана мы можем двигаться по редактору документов.

По нижней экранной форме – Список документов – мы также можем передвигаться при помощи полосы прокрутки. Чтобы посмотреть библиографическое описание конкретного документа, нужно выделить его в списке документов однократным щелчком левой кнопкой мыши по строке документа. Например, щелкнем по записи Литвиненко, Геометрия. В Форме Редактор документов появится библиографическое описание данного документа.

По записям в форме Список документов можно пердвигаться также стрелочками на клавиатуре вверх – вниз. При этом мы будем перемещаться соответственно на одну позицию вверх или вниз.

Передвигаться по списку документов можно также при помощи клавиш Page Up и Page Down на клавиатуре. При этом мы перемещаемся на одну порцию нижнего экрана соответсвенно вверх или вниз.

Можем передвигаться при помощи стрелок вправо влево на панели инструментов.  Щелчок левой кнопки мыши по срелке вправо переводит нас на одну позицию вниз по списку документов, а стрелка вправо – на одну позицию вверх.

Вид как бы выключенной стрелки влево  сигнализирует о том, что мы находимся на первом элементе списка.  Вид как бы выключенной стрелки вправо  сигнализирует о том, что мы находимся на последнем элементе списка.

И наконец, последний способ перемещения по списку документов – щелчок по пункту Выдать по номеру  в меню Документ, либо щелчок левой кнопкой мыши по значку , находящемуся между стрелочками на панели инструментов. При этом открывается диалоговое окно, в котором нужно ввести номер документа. Например вводим 500, нажимаем ОК. Помечается 500-я запись в списке документов.

Мы можем изменять размеры окон по вертикали. Для этого наводим указатель мыши на горизонтальную разделительную черту между верхней и нижней формами.

При появлении двунаправленной стрелки нажимаем левую кнопку мыши и не отпуская двигаем линию вниз или вверх. В нужном месте отпускаем левую кнопку мыши и измененные размеры окна фиксируется. Данная функция работы с формами доступна в любом АРМ.

Вернемся к изучению поисковой системы. Мы научились искать все записи в базе. Более широкие возможности для поиска предоставляет пункт Найти в меню Документ, либо значок   на панели инструментов. Также, чтобы активизировать данный режим поиска мы можем нажать одновременно клавиши Ctrl и F.

Воспользовавшись любым из предложенных вариантов, мы получаем диалоговое окно, представленное несколькими вкладками:

- Простой
- Расширенный
- Фиксированный
- Сортировка
- Фильтры.

 Вкладка Простой.
В левой панели окна предлагается выбор полей для поиска (поиск по Заглавию, Автору, Ключевым словам и т.д.). Нужно поставить галочку возле нужного поля. Если мы поставим галочку Поиск по всем полям (находится над списком Поле для поиска), система будет искать документ соответственно по всем полям базы данных.

Обратите внимание! При включенном режиме Поиск по всем полям выбор отдельных полей для поиска будет не доступен.

В поле Термы мы вводим ключевое слово для поиска. Ключевых слов может быть несколько.

Условия поиска:

Включает – означает, что искомый терм может находиться в любом месте поля: в начале, середине или конце.

Начинается с – означает, что искомый терм стоит в начале поля для поиска.

Разделитель термов: если указывается несколько термов, то между ними нужно использовать разделители. В качестве разделителя используется пробел, если задаваемый терм состоит из одного слова, и запятая, если терм состоит из нескольких слов или фраз, разделенных запятой в качестве разделителя.

Условие поиска между термами (ИЛИ/И) определяет варианты поиска, когда вводится два Терма (ключевых слова) и более. При этом если включено условие ИЛИ, то найдутся записи, в которых встречается любое из введенных ключевых слов и их комбинации. Если включено условие И, то найдутся записи только с введенной комбинацией термов.

Рассмотрим ряд примеров.

Отметим поле для поиска – Авторы, терм для поиска – Мордкович.  Нажимаем Поиск. Видим, что найдено 42 записи.

Теперь снимем галочку с поля Автор, а установим режим Поиск по всем полям. Снова включаем поиск. На этот раз найдено 66 записей. Как вы думаете, почему?

Дело в том, что в первом случае система искала записи только по полю Автор. Во втором случае – при поиске по всем полям -  терма Мордкович может и не быть в поле Автор. Но может встретиться, например, в поле Другие авторы или в аннотации в виде таких слов: «Данный учебник концептуально согласуется с учебниками по алгебре и началам анализа А. Г. Мордковича».

Другой пример.

Выберем поле для поиска Авторы. В поле для термов через пробел к Мордковичу добавим еще один терм – Смирнов. Переключатель Условия поиска установим Включает. Это означает, как мы уже говорили, что искомые термы могут находиться в любом месте поля. В противоположность  выбор варианта Начинается с означает, что искомые термы стоят в начале поля.

Разделитель термов поставим Пробел.

Условие поиска между термами выбираем ИЛИ. Нажимаем Поиск. По нашему запросу найдена 201 запись.

Снова войдем в поиск и изменим условие поиска с ИЛИ на И. Нажмем Поиск. Результат – найдено 4 записи. Это означает, что в базе имеется только четыре записи, описывающие издания, авторами которых являются и Мордкович, и Смирнов (или Смирнова) одновременно.

Проанализируем полученные результаты.

В первом случае – когда было выбрано условие для поиска ИЛИ, нашлись записи, в поле Автор которых встречаются либо Мордкович, либо Смирнов (Смирнова), либо Мордкович и Смирнов (Смирнова) в соавторстве.

Во втором случает – когда было выбрано условие для поиска И, нашлись записи, в поле Автор которых встречается только Мордкович и Смирнов (Смирнова).

Отличия двух вариантов можно представить в виде следующей таблицы:

                   Операция И   

Мордкович   Смирнов       Найдено 
Смирнов       Мордкович   Найдено
Мордкович                          Не найдено
Смирнов                              Не найдено

             Операция ИЛИ
Мордкович   Смирнов       Найдено 
Смирнов       Мордкович   Найдено
Мордкович                          Найдено
Смирнов                              Найдено
 
Для операции И:

Найдутся только записи, в которых присутствуют оба автора и не найдутся записи, в которых есть только один из вводимых авторов.

Для операции ИЛИ найдутся все записи, в которых присутствует хотя бы один из введенных авторов или оба автора.

Внимание! В разделе Копирование записей из одной базы в другую мы научимся дополнять поля для поиска.

Вкладка Расширенный.

В первом поле мы выбираем поле для поиска. Во втором – условие для поиска. В поле терм для поиска вводим соответственно термы, состоящие из одного или нескольких слов. Затем нажимаем на кнопку Добавить и наш запрос переместится в окно для формирования запросов.

При этом мы можем выбирать условие И/ИЛИ (переключатель находится под полем Поле для поиска) и даже использовать скобки для формирования сложных запросов.

Рассмотрим ряд примеров. Для этого воспользуемся предыдущими термами, что бы в дальнейшем провести сравнительный анализ полученных результатов.

Поле для поиска выберем Автор. Для этого щелкаем левой кнопкой мыши по стрелочке вниз рядом с полем и в выпадающем списке один раз левой кнопкой мыши щелкаем по нужному пункту.

Условие поиска – выбираем аналогично из выпадающего списка. Выберем Включает. В поле терм для поиска вписываем Мордкович. Нажимаем Добавить. Первый элемент для поиска сформирован.

Теперь оставляем те же Поле поиска и Условии поиска и вписываем вместо Мордкович  терм Смирнов. Нажимаем Добавить. Обратите внимание! Условие для поиска должно быть ИЛИ. Нажимаем Поиск и через несколько секунд получаем результат: 201 запись.

Теперь очистим запрос (для этого щелкнем по кнопке Сброс в нижней части диалогового окна) и сформируем новый, где вместо логики ИЛИ выберем логику И. Полученные результаты совпадают с предыдущим вариантом поиска – простым поиском. Возникает вопрос, а в чем преимущества Расширенного поиска?

Дело в том, что при Расширенном поиске мы имеем возможность делать сколь угодно сложные запросы. Нажатием на кнопку Сброс очистим поля и рассмотрим следующий пример с использованием скобок.

Задача №3. Найти любые учебники авторов Мордкович или Смирнова или в соавторстве, год издания которых не позднее 1998.

Решение задачи №3

Выбираем поле для поиска Авторы, условие поиска – Включает, терм для поиска – Мордкович. Нажимаем Добавить. Переключатель логики ставим ИЛИ.

Далее поле для поиска оставляем Авторы, условие поиска – то же -  Включает, терм для поиска – Смирнов. Нажимаем Добавить.

Теперь оба этих терма возьмем в скобки, чтобы к обеим строкам применить год издания меньше 1999.

Чтобы поставить первую скобку – выделяем однократным щелчком левой кнопкой мыши первую строку в окне запросов и щелкаем по левой скобке (на рисунке указано стрелкой).

Затем выбираем вторую строку и щелкаем по правой скобке.

Далее - переключатель логики ставим И. Выбираем поле для поиска Дата издания, Условие поиска Меньше и терм 1999. Нажимаем Добавить. Вот что у нас получается (см. рисунок).

Теперь нажимаем Поиск и видим результат: найдено 9 записей.

Схематично мы сделали следующее:

(Мордкович ИЛИ Смирнов) И <1999

Мы выбрали все записи, где в поле Автор присутствуют либо Мордкович, либо Смирнов, либо и тот и другой автор, год издания которых не позднее 1999 года.

Как вы поняли, с помощью скобок мы определяем приоритет условий поиска. Сначала выполняются условия находящиеся в скобках, а затем к ним применяется то, что стоит за скобками. К сформированным условиям в свою очередь также можно применить условия при помощи других скобок.  И так далее.

Теперь более детально разберемся с полем Условие поиска. Что означает каждое из условий?

Будем рассматривать примеры, и идти по-порядку. Во всех примерах полем для поиска у нас будет Заглавие, а Терм – Экономика. (Не забываем после выбора щелкать по кнопке Добавить, а при переходе к новому поиску щелкать по кнопке Сброс).

Начинается с – поиск записей, в которых Терм стоит в начале выбранного нами поля.

Найдено – 38 записей.

Не начинается с – поиск записей, в которых Терм не стоит в начале выбранного поля.

Найдено – 17490 записей. Обратите внимание! Здесь найдено 17490 записей, а в предыдущем запросе – при условии Начинается с – 38 записей. Сумма простых (с одним условием) противоположных запросов дает общее количество записей в нашей базе – 17528. Это правило работает для всех простых противоположных запросов.

Включает – поиск записей, в которых Терм присутствует в выбранном поле.

Найдено 76 записей.

Не включает – поиск записей, в которых Терм не присутствует в выбранном поле.

Если в предыдущем запросе было найдено 76 записей, то можем предположить, что здесь будет найдено – 17528 минус 76 = 17452 записи, поскольку запрос противоположный. Проверяем. Убеждаемся, что это действительно так – найдено 17452 записи.

Равно – поиск записей, до символа соответствующих Терму в выбранном поле.

Найдено 5 записей. То есть в базе 5 записей, в поле Заглавие которых присутствует только Терм Экономика и ничего более!

Не равно - поиск записей, до символа не соответствующих Терму в выбранном поле.

Найдено 17523 записи.

Больше –  поиск записей, в которых текстовая информация из выбранного поля по алфавиту находится  дальше по убыванию алфавита относительно введенного Терма.

Найдена 351 запись.

Больше или равно – поиск записей, в которых текстовая информация из выбранного поля по алфавиту находится  дальше по убыванию относительно введенного Терма, либо совпадает с веденным Термом.

Найдено 356 записей.

Меньше – поиск записей, в которых текстовая информация из выбранного поля по алфавиту находится раньше по алфавиту относительно введенного Терма.

Найдено 17172 записи.

Меньше или равно – поиск записей, в которых текстовая информация из выбранного поля по алфавиту находится раньше по алфавиту относительно введенного Терма, либо совпадает с веденным Термом.

Найдено 17177 записей.

В четырех последних примерах мы можем проследить следующую тенденцию: сумма значений больше и меньше или равно, а также сумма значений меньше и больше или равно дают общее количество записей в базе.

Обратите внимание! Условиями Больше, Больше или равно, Меньше, Меньше или равно удобно пользоваться при работе с числовыми полями, например Датой издания.

Нет значения –  поиск записей, в которых выбранное поле не содержит данных. Для данного вида поиска в поле Терм поиска ничего вводить не нужно. Поэтому удаляем терм Экономика, нажимаем Добавить и Поиск. Найдено 6 записей.

Наконец, последнее условие – Есть значение – условие, при котором выбранное поле содержит данные (не важно какие),  – найдено 17522 записи.

Вкладка Фиксированный.

Данный вкладка предназначена для выполнения заранее созданых  запросов к БД. В список запросов фиксированного поиска включены наиболее часто используемые запросы, а также запросы, которые нельзя сформировать в простом или расширенном поиске. Список запросов может быть пополнен самостоятельно пользователями или разработчиками системы. Каждый модуль системы содержит свой набор запросов фиксированного поиска.

Обратите внимание! Для некоторых запросов необходимо вводить параметры (окно, расположенное в правой части формы).

Вкладка Сортировка.

При формировании запросов на поиск предоставляется возможность задать параметры сортировки  документов. Режим сортировки позволяет выбрать одно или несколько полей для определения порядка следования документов в подмножестве, которое будет отобрано с помощью одного из видов поиска.

При  формировании  новых запросов необходимо учитывать, что эти установки автоматически не сбрасываются.

Для выбора поля для сортировки нужно однократно щелкнуть левой кнопкой мыши по нужному полю (левое окно) и нажать стрелочку вправо. Аналогично удаляются поля для сортировки, но при этом выделяется поле из списка Сортировать по и нажимается стрелочка влево. При установке галочки в опции По убыванию (внизу формы) порядок выдачи документов изменится на противоположный.

Задача №4. Отобрать из базы Список учебников записи, в заглавии которых присутствует слово Алгебра и отсортировать их по алфавиту поля Издательство.

Решение задачи № 4.

Итак, выбираем поле для сортировки – Издательство. Для этого во вкладке Сортировка находим и выделяем однократным щелчком левой кнопкой мыши поле Издательство и нажимаем на стрелочку вправо , чтобы отобрать это поле.

Теперь перейдем на вкладку Простой. Выберем поле для поиска – Заглавие,  введем терм Алгебра. и щелкнем по кнопке Поиск.

Результат – найдено 209 записей. Причем, обратите внимание, записи выданы по алфавиту столбца Издательство.

Обратите внимание! При  формировании новых запросов установки на вкладке Сортировка автоматически не сбрасываются!

Вкладка Фильтры.

На данной вкладке можно уточнить Библиографический уровень и Тип записи. При  формировании  новых запросов необходимо учитывать, что эти установки автоматически не сбрасываются!

Существуют также еще два дополнительных режима поиска, связанных с технологией этапов. В диалоговой панели "Поиск", вкладке "Фильтры" предусмотрены две кнопки с фиксированным нажатием.

Первая кнопка называется "Только документы персонального этапа". Если зафиксировать ее в нажатом состоянии, то тогда при выполнении любого запроса на поиск будут находиться только документы персонального этапа пользователя.

Вторая кнопка называется "Только внеэтапные документы". Если эта кнопка зафиксирована в нажатом состоянии, то при выполнении запроса на поиск будут находиться  документы, не стоящие ни на одном этапе. Администратор системы может разрешить пользователю осуществлять поиск только внеэтапных документов (эта кнопка постоянно нажата), т.е. в любом найденном подмножестве будут присутствовать только документы, не находящиеся ни на одном этапе.

Если всем читателям разрешить осуществлять поиск  только внеэтапных документов, а все каталогизаторы при создании новых документов будут использовать технологию этапов, то эти два процесса могут происходить в рамках одной базы данных.

Это отступление об этапах нас никоим образом не затронет, поскольку мы не используем технологию этапов.

Для примера давайте отберем все типы записей библиографического уровня Монография. Отмечаем Монография. Переходим на вкладку Фиксированный поиск, отметим Найти все документы и нажимаем Поиск.

Найдено 17528 записей, то есть все записи, имеющиеся в базе Список учебников. Это означает, что в базе Список учебников присутствуют только записи библиографического уровня Монография.

Поиск по словарям

В режим поиска по словарям мы можем войти через меню Документ пункт Поиск по словарям,  либо нажатием на кнопку   на панели инструментов.

У нас появится форма, которая называется Словари-Заглавие, в правом верхнем углу которой размещается список внутренних словарей, построенных в базе данных. Ниже приведен список внешних словарей, подключенных к базе данных. В режиме поиска по словарям он не доступен. В нижнем правом углу находится список «Отобранные термы». В этот список пользователь отбирает те термы из словарей, по которым он хочет осуществить поиск.

В левой части экрана расположен список термов текущего словаря. Чтобы сделать словарь текущим, необходимо выбрать его из списков внутренних словарей. Для внутренних словарей в окно списка термов выводится таблица из двух колонок. Первая колонка – это сами термы, вторая колонка – это количество документов, содержащих данный терм. Для внешних словарей вид таблицы определяется в режиме создания внешних словарей.

Информация, выводимая в окно списка термов, может быть отсортирована по колонкам. Для задания сортировки надо нажать левой клавишей мыши на заголовок колонки. При вторичном нажатии на заголовок колонки меняется направление сортировки (по возрастанию – по убыванию).

Для облегчения поиска термов в словаре в нижней части окна находится место ввода требуемого терма и осуществляется поиск по вводимой последовательности букв.  Чем больше символов мы набираем, тем больше приближаемся к искомому терму.

Для того, чтобы произвести поиск по словарям необходимо:

1. Однократным щелчком левой кнопкой мыши выбрать Внутренний словарь для поиска.
2. Отобрать нужные термы из списка термов текущего словаря.

Отбирать термы можно из разных словарей. Отобрать терм можно тремя способами:

1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на терм в окне  списка термов.
2. Выделить нужный терм и нажать клавишу пробела на клавиатуре.
3. Нажать левой кнопкой мыши на нужный терм и, не отпуская кнопку, перетащить его в список отобранных термов (операция Drag and Drop).
3. После того, как термы отобраны, нужно нажать кнопку «Найти».

Обратите внимание! При выполнении поиска по словарям не учитываются установленные  параметры фильтра и сортировки. Чтобы поиск происходил с учетом этих установок, необходимо после отбора всех термов нажать кнопку «Поиск...», после чего система переключится в режим расширенного поиска с уже сформированным запросом. В расширенном поиске выполняется запрос с учетом установок в режимах «Фильтр» и «Сортировка».

В режим Поиск по словарям вы можете также перейти из любой вкладки формы Поиск, которую мы рассмотрели.

На этом мы завершаем изучение поисковой системы MARC SQL.