АРМ АДМИНИСТРАТОР

Создание новой базы

С этого занятия мы начинаем внимательное знакомство с каждым из модулей MARC SQL.

Специфика MARC SQL, как программного продукта заключается в том, что все АРМ, несмотря на их узкую специализацию в решении конкретных задач автоматизации, имеют очень тесную связь: то, что мы сделали в одном АРМ, повлияет на работу другого. Отсюда вытекают сложности в освоении этого программного продукта: невозможно изучая один АРМ не обращаться к другому. Тем не менее, будем последовательно осваивать каждый из АРМов системы. И лишь при необходимости обращаться к другим. Целостное понимание работы системы будет достигнуто к последним занятиям.

Запустим MARC SQL. Перейдем в АРМ Администратор.

Как мы уже говорили, данный АРМ служит для настройки основных параметров системы. Первое, что мы научимся делать – создавать новые базы данных.

Для чего нужны новые базы?

Дело в том, что имеющиеся базы прилагаются с одной стороны – как источник готовых записей библиографического описания, а с другой стороны – инструмент для отработки навыков работы с системой. При обновлениях программы данные базы заменяются на новые. И если описывали ваши фонды в этих базах, то ваши записи потеряются. Поэтому обязательно нужно создавать свои базы данных и в них описывать свои фонды!!!

Что такое вообще база данных? Введем ряд определений, которые будут встречаться на данном занятии.

База данных (БД) - совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования ими, независимо от прикладных программ. Строго говоря, базой данных является специальным образом организованные один или группа файлов.

Для работы с БД используется специальное программное обеспечение – системы управления базами данных (СУБД). Основными функциями СУБД является создание структур БД, представление средств их заполнения, редактирования и импорта данных из БД, созданных в других программах, а также обеспечение доступа к данным, включая поиск и фильтрацию.

Что такое файлы?

Файл - совокупность данных, информации, записанная на какой-либо носитель информации (дискета, CD-диск, жесткий диск компьютера и так далее). Файл является объектом, имеющим свое имя, и является основным элементом хранения данных в системе. В файлах хранится любая информация, которая может быть обработана компьютером. Пользователь может создавать, редактировать, пересылать из одного устройства в другое и уничтожить файлы.

По своей сути АИБС MARC SQL является СУБД. Все данные (библиографическое описание, инвентарный, безынвентарный учет изданий, читатели и т.д.) имеющихся в системе находятся в папке DB каталога, куда установлен MARC SQL (по умолчанию – это файлы books.mdb, manuals.mdb, sp_books.mdb и sp_manuals.mdb). Это файлы баз данных.

По-умолчанию, как мы уже сказали, в MARC SQL устанавливается четыре базы данных: Список учебников, Учебники, Список книг и Книги.

Данным базам данных соответствуют перечисленные ваше файлы баз данных. Ниже приводится таблица соответствия файлов баз данных и имеющихся баз данных.

База данных - Файл базы данных

Список учебников - sp_manuals.mdb
Учебники - manuals.mdb
Список книг - sp_books.mdb
Книги - books.mdb

Задача №1. Создать новую базу данных.

Она будет называться Новая база, а файл базы данных new.mdb.

Стоит отметить, что для обычного пользователя было большой проблемой создание новых баз данных. Ситуация несколько упростилась после выхода первого обновления. После выхода второго обновления решение этой задачи стало элементарным.

Итак, в АРМ Администратор выбираем пункт меню Сервис, подпункт Список баз данных. Щелкнув по данному пункту один раз левой кнопкой мыши, мы попадаем в диалоговое окно создания баз данных.

Левая часть окна (1) представлена списком имеющихся в системе баз данных. При помощи стрелочек (2) мы можем менять порядок имеющихся баз. При этом база, находящаяся в списке первой, будет открываться при входе в систему. Для изменения положения в списке, мы отмечаем нужную базу однократным щелчком левой кнопкой мыши, затем при помощи стрелочек (2) изменяем положение в списке. И наконец, щелкаем по кнопке Применить в правой части диалогового окна.

Для удаления базы данных из системы мы также должны ее выделить однократным щелчком левой кнопкой мыши, а затем щелкнуть по кнопке Удалить в правой части диалогового окна.

Поле 3 отражает название выделенной в поле 1 базы данных. При помощи кнопки Добавить мы можем добавлять базы. Для этого необходимо ввести в поле 3 имя новой базы, щелкнуть по кнопке Добавить и произвести необходимые настройки в окне Параметры соединения (поле 4). По окончании не забываем щелкнуть по кнопке Применить.

Если после работы с диалоговым окном «Настройка списка баз данных» мы не хотим производить изменения, а просто выйти – щелкаем по кнопке Отмена.

Решение задачи №1.

Переходим к решению поставленной задачи – созданию новой базы данных. Для этого щелкаем по кнопке Создать БД один раз левой кнопкой мыши. У нас появляется диалоговое окно, где имя базы данных, как и условились, задаем Новая база, а файл базы данных называем new (внимательно прочтите инструкцию в нижней части диалогового окна, прежде чем нажать на кнопку Создать) и нажимаем Создать. Появляется сообщение о том, что новая база создана и предлагается внести ее в список баз данных, подлежащих архивации (до второго обновления эту операцию приходилось делать вручную). Нажимаем Да и получаем сообщение о том, что база добавлена в список баз, подлежащих архивации. Нажимаем OK. На этом процедура создания новой базы данных завершена. Щелкаем OK в окне настройки списка баз данных.

Теперь, щелкнув по меню списка баз данных, мы видим, что здесь появилась только что созданная БД – Новая база. Щелкнув по ее названию один раз левой кнопкой мыши, мы попадаем в нее.

Обратите внимание!

При переключении из одной базы в другую, мы всегда попадаем в АРМ Каталогизация! Об этом нужно помнить, поскольку иногда появляются вопросы примерно такого характера: «А почему у меня иногда исчезает в меню Сервис пункт «Список баз данных»? Ответ прост. Мы можем не обратить внимания на то, что работали в АРМ Администратор. И в этом АРМе переключились с одной БД на другую. В результате попали в АРМ Каталогизация, где в меню Сервис совершенно другие пункты.

Если вы работали с базовой версией программы (до первого обновления) то, наверное, заметили еще одно изменение. При переключении между базами данных перестало появляться окно регистрации.

В данном разделе мы познакомились с алгоритмом создания новых баз данных.