АРМ АДМИНИСТРАТОР
Что мы не рассмотрели в этой главе
Итак, мы познакомились с основными функциями АРМ Администратор. Но если мы еще раз пройдем по меню изученного АРМа, то заметим, что остались незатронутыми некоторые меню и функции. Часть из них мы рассмотрим при изучении других АРМ, поскольку нужны дополнительные знания из работы этих АРМ.
Посмотрим на незатронутые пункты меню Сервис (отмечены точками).
Пункт Этапы из меню Сервис мы рассматривать не будем, поскольку технология этапов в большинстве школьных библиотек не используется. Но познакомимся в общих чертах с этим пунктом меню.
Что такое этапы?
Технология этапов используется для распределения «полномочий» каталогизаторов на этапе обработки документов.
Для того, чтобы использовать технологию этапов при создании документов, описанную ниже, администратор системы или главный каталогизатор должен сделать ряд предварительных действий:
1. Наметить этапы создания документов.
2. Определить, какие поля будут заноситься в библиографическое описание на каждом этапе.
3. Согласно намеченным этапам создать для каждого рабочего места каталогизатора свой настроечный файл «PHASE.INI» в папке bin каталога, где установлен Marc: C:\Program Files\Inform-Systema\MarcSQL\.
4. Создать шаблоны документов, которые будут использоваться на каждом из этапов.
5. Определить кто из каталогизаторов и на каком этапе будет работать. Зарегистрировать их в базе данных и прописать им номера соответствующих этапов.
6. В модуле "Каталогизация" определить шаблон, который будет использоваться в режиме создания и корректировки документов (меню Документ пункт Шаблоны документов).
Одну и ту же базу данных можно использовать и как рабочий каталог, где создаются библиографические описания, и как главный каталог, который используется читателями через модуль «Поиск». Если это не удобно по каким-либо причинам, то окончательно созданные (снятые с этапа) документы можно переносить в отдельный главный каталог через функции системы «Экспорт/Импорт».
Пункт Шаблоны из меню Сервис мы рассмотрим при изучении АРМ Каталогизация.
Фильтры словарей и Внешние словари из меню Сервис будет рассмотрен также в главе, посвященной АРМ Каталогизация.
Системные параметры – в данном пункте меню Сервис настраиваются системные параметры для каждой из баз данных, имеющихся в системе. Параметр «Префикс для таблицы читателей» рассмотрен в разделе ОТВЕТЫ НА ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ.
Выбирая пункт однократным щелчком левой кнопкой мыши, мы внизу данного окна видим описание соответствующей строки. Для работы с данным окном необходима соответствующая подготовка. Поэтому мы не будем вносить здесь никаких изменений, пока этого не потребуется при изучении других АРМ.
Следующий нерассмотренный пункт меню Вид – Очистка системных журналов.
В системе реализована работа с системными журналами, в которых хранятся записи обо всех списанных экземплярах книг с указанием даты их списания; записи обо всех читателях, выбывших из библиотеки с указанием даты выбытия; записи о том, какие экземпляры были на руках у читателя с указанием срока возврата книг в библиотеку. Записи в соответствующие журналы производятся при списании экземпляров книг, при удалении учетной записи читателя и при возврате книги.
При помощи этого пункта меню можно осуществлять очистку системных журналов (одного или нескольких).
Обратите внимание! Очистка производится, если даты списания, выбытия и возврата меньше, то есть раньше, чем выбранная для очистки журналов дата.
И, наконец, последний пункт меню Сервис – Запуск Access. Базы данных в MARC SQL представлены в формате Access (хотя это и не единственный вариант). Нажатие левой кнопкой мыши по этому пункту меню приводит к запуску программы Microsoft Access. При запуске Access открывается набор таблиц, в которых и хранятся наши данные. Если вы знакомы с Access, то можете корректировать записи и наборы полей в этих таблицах.
Также, мы не рассмотрели пункты Запрос, Правка, Поиск. Все эти пункты касаются SQL – запросов, которые создаются в нижней части рабочего поля АРМ Администратор.
SQL – запрос – это набор SQL-кодов для выполнения каких либо команд, либо действий над элементами базы данных. За любыми действиями, которые мы выполняем нажатием на кнопки на панели инструментов, либо через основное меню стоят SQL-запросы.
В нижней части окна АРМ Администратор мы можем либо вручную создавать запросы, либо загружать в это окно некоторые готовые запросы, выходящие за рамки стандартных возможностей системы. Файлы с готовыми SQL-запросами вызываются из папки SQL, находящейся в каталоге, где установлен MARC SQL. Этим командам и посвящено меню Запрос, с помощью которого мы можем Создать, Загрузить, Сохранить, Выполнить запрос. В этом же меню мы можем найти команду для соединения с базами данных.
Последний из нерассмотренных пунктов – Вид. Он служит для настройки панели инструментов и окна SQL-запросов. Добавлять или удалять пункты меню мы можем, отмечая их галочками, щелкая один раз левой кнопкой мыши по нужному пункту.
Оставшиеся пункты меню – База данных, АРМ, Окно и Сервис нам знакомы из главы, посвященной знакомству с системой.
Итак, в данном разделе мы познакомились с функциями АРМ Администратор, которые мы можем использовать независимо от знания других АРМ системы и оставили на дальнейшее изучение те функции, для понимания которых нужно знание других АРМ системы.